Política de privacidad — Tratamiento de datos en PsicoSuite

1. Introducción

Psicosuite ("nosotros," "nuestro" o "nos") es operado por Soto, una empresa registrada en Ecuador. Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, usamos, divulgamos y protegemos su información cuando utiliza nuestra plataforma. Al usar Psicosuite, usted acepta la recopilación y el uso de información de acuerdo con esta política. Nuestros servidores están ubicados en los Estados Unidos, y esta Política de Privacidad se rige por las leyes de Ecuador. Los regímenes aplicables incluyen la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) de Ecuador y su Reglamento, deberes de responsable/encargado alineados con el RGPD cuando correspondan, y salvaguardas orientadas a HIPAA para información de salud protegida cuando ese régimen aplique a su uso de la plataforma. Estas obligaciones son acumulativas: la LOPDP se suma a, y no reemplaza, los deberes de RGPD o HIPAA.

1.1. Roles (responsable y encargado)

Respecto de los datos de pacientes y clínicos que usted ingresa en Psicosuite, usted (el profesional o la clínica) es el responsable del tratamiento (y, cuando aplique HIPAA, la entidad cubierta o el profesional responsable). Soto/Psicosuite actúa como su encargado del tratamiento (y como encargado estilo business associate para esos datos clínicos). Soto es responsable del tratamiento de los datos de registro de cuenta, facturación, comunicaciones de soporte y telemetría/seguridad del producto. Los pacientes suelen ejercer derechos de acceso, rectificación, eliminación y afines (ARCO / estilo RGPD) principalmente ante usted; nosotros ofrecemos herramientas para ayudarle a responder y atendemos las solicitudes de titulares de cuenta dirigidas a nosotros mediante la página de contacto.

2. Información que Recopilamos

Recopilamos varios tipos de información de y sobre los usuarios de nuestra plataforma:

Información Personal: Nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, profesión y otra información que proporcione durante el registro
Datos de Pacientes: Información sobre sus pacientes, incluyendo registros médicos, notas de sesión y documentación clínica
Datos de Uso: Información sobre cómo accede y usa nuestra plataforma, incluyendo direcciones IP, tipo de navegador e información del dispositivo
Datos de Comunicación: Registros de comunicaciones entre usted y nuestro equipo de soporte
Información de Pago: Detalles de facturación e información del método de pago (procesados de forma segura a través de procesadores de pago de terceros)
Datos Técnicos: Archivos de registro, informes de errores y datos de rendimiento

3. Cómo Usamos Su Información

Usamos la información que recopilamos para los siguientes propósitos:

Para proporcionar, mantener y mejorar nuestros servicios, incluida la sincronización opcional de calendario y las funciones de videoconferencia de terceros que decidas activar
Para procesar su registro y gestionar su cuenta
Para comunicarnos con usted sobre su cuenta, servicios y actualizaciones
Para cumplir con obligaciones legales y proteger nuestros derechos
Para asegurar la seguridad e integridad de nuestra plataforma

4. Almacenamiento y Seguridad de Datos

Sus datos se almacenan en servidores ubicados en los Estados Unidos. Implementamos medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger su información personal contra acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción. Esto incluye cifrado de datos en tránsito y en reposo, evaluaciones de seguridad regulares y controles de acceso. Sin embargo, ningún método de transmisión por Internet o almacenamiento electrónico es 100% seguro, y no podemos garantizar una seguridad absoluta.

5. Compartir y Divulgación de Datos

No vendemos, intercambiamos ni alquilamos su información personal a terceros. Solo podemos compartir su información en las siguientes circunstancias: (a) con su consentimiento explícito, (b) para cumplir con obligaciones legales, (c) para proteger nuestros derechos y seguridad, (d) con proveedores de servicios que nos ayudan a operar nuestra plataforma (bajo estrictos acuerdos de confidencialidad), o (e) en relación con una transferencia comercial o fusión.

6. Servicios de Terceros

Nuestra plataforma puede integrarse con servicios de terceros como procesadores de pago, proveedores de correo electrónico, sincronización de calendario (por ejemplo Google Calendar o Microsoft Outlook / calendario de Microsoft 365) y enlaces o reuniones opcionales de videoconferencia a través de proveedores como Google Meet o Microsoft Teams cuando eliges esas opciones. Esos proveedores tratan la información bajo sus propios términos y políticas de privacidad; le recomendamos revisarlos. No somos responsables de las prácticas de privacidad de los servicios de terceros.

6.1. Integraciones de Google Calendar y Microsoft Outlook: uso de datos

Psicosuite puede conectarse a Google Calendar y al calendario de Microsoft Outlook / Microsoft 365 (incluidos datos de calendario accedidos mediante las API de Microsoft) para ayudarte a gestionar citas y mantener coherente tu agenda entre Psicosuite y el calendario que utilices. Tú decides si conectas cada integración.

Finalidad del acceso a los datos

Cuando conectas un calendario compatible, usamos los datos relacionados con el calendario solo para fines operativos de programación, entre ellos:

Crear, leer, actualizar y eliminar eventos de calendario asociados a tus citas en Psicosuite, cuando hayas activado la sincronización
Sincronizar los detalles de las citas entre Psicosuite y tu calendario conectado para que ambos coincidan cuando uses la función
Apoyar notificaciones y flujos vinculados a tu calendario en Psicosuite (por ejemplo recordatorios o prevención de solapamientos, según tu configuración)
Reflejar tu disponibilidad al programar, cuando el producto utilice tu calendario conectado para ese fin
Reducir la doble reserva leyendo eventos existentes en los calendarios que conectes, dentro del alcance que autorices

Alcance del acceso a los datos

Los permisos exactos dependen del proveedor (Google o Microsoft) y de lo que apruebes durante el OAuth. En términos generales, la autorización puede permitir a Psicosuite:

Leer eventos del calendario necesarios para comprobar disponibilidad y evitar conflictos, dentro de los permisos que concedas
Crear eventos de calendario para las citas que elijas sincronizar
Actualizar o eliminar eventos del calendario cuando las citas correspondientes cambien o se cancelen en Psicosuite, si la sincronización está activa
Usar identificadores y metadatos que devuelve el proveedor (por ejemplo IDs de evento) para mantener el vínculo entre citas de Psicosuite y elementos del calendario externo
Acceder a información de perfil limitada del proveedor (como nombre y correo electrónico) según sea necesario para completar el inicio de sesión e identificar la cuenta conectada

Seguridad y privacidad de los datos

Los datos de calendario de los proveedores conectados se gestionan de la siguiente forma:

Solo se accede después de que conectes explícitamente la integración mediante el flujo de autorización del proveedor (por ejemplo inicio de sesión y consentimiento de Google o Microsoft)
Se usan para los fines de programación y gestión de citas descritos en esta sección; no se venden a terceros
Se protegen con medidas técnicas y organizativas adecuadas, coherentes con el resto de esta Política de Privacidad
Quedan sujetos a los mismos compromisos generales de esta Política en cuanto a confidencialidad y seguridad, además de las salvaguardas del propio proveedor
Puedes desconectarlos en la configuración de Psicosuite y revocar el acceso de Psicosuite en la seguridad o permisos de aplicaciones de tu cuenta de Google o Microsoft, lo que impide nuevos accesos por parte de Psicosuite

Tu control

Puedes desconectar en cualquier momento las integraciones de Google Calendar o del calendario de Microsoft en Psicosuite, y revocar el acceso de Psicosuite en la configuración de tu cuenta de Google o Microsoft. Tras la revocación, dejamos de solicitar datos nuevos a esa conexión; los elementos ya escritos en tu calendario externo pueden permanecer salvo que los elimines en la aplicación de calendario.

6.2. Subencargados

Utilizamos proveedores de servicios seleccionados (subencargados) para operar la plataforma. Las categorías incluyen:

Alojamiento y bases de datos (por ejemplo infraestructura en la nube y alojamiento MongoDB en Estados Unidos)
Almacenamiento de objetos para documentos y medios (por ejemplo Amazon S3 con cifrado del lado del servidor)
Proveedores de correo electrónico para mensajes transaccionales y de cuenta
Procesadores de pago (por ejemplo Lemon Squeezy y otros que usted elija)
Infraestructura de video en tiempo real (por ejemplo LiveKit) cuando usa sesiones en la plataforma
Proveedores opcionales de calendario o reuniones (Google o Microsoft) solo después de que usted los conecte

Los subencargados tratan datos bajo nuestras instrucciones y compromisos contractuales de confidencialidad y seguridad. Un Business Associate Agreement de HIPAA firmado, cuando sea obligatorio, sigue siendo una vía legal distinta de esta Política de Privacidad y del Anexo de Encargo en la aplicación.

7. Sus Derechos

Según la ley aplicable (incluidos derechos tipo ARCO de la LOPDP y derechos del RGPD cuando correspondan), usted puede tener derecho a acceder, corregir, actualizar, eliminar, limitar u oponerse a cierto tratamiento de su información personal, y a recibir una copia de sus datos. Los titulares de cuenta pueden ejercer derechos en Configuración → Privacidad de datos y en nuestra página de contacto. Los pacientes deben contactar primero a su terapeuta (el responsable); los terapeutas pueden exportar o borrar registros de pacientes con las herramientas de la plataforma. Responderemos a las solicitudes dirigidas a nosotros en un plazo razonable conforme a la ley aplicable.

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7.1. Cookies y tecnologías similares

Usamos cookies esenciales necesarias para autenticación, seguridad y operación básica del sitio. En páginas de marketing también podemos usar una cookie propia de adquisición para entender cómo los profesionales encuentran Psicosuite. Las cookies de adquisición no esenciales solo se establecen después de que usted acepte cookies en nuestro aviso. Puede elegir el modo solo esenciales. Las cookies de sesión y seguridad siguen siendo necesarias para que el producto funcione.

8. Retención de Datos

Conservamos su información personal durante el tiempo necesario para proporcionar nuestros servicios y cumplir con obligaciones legales. Cuando elimine su cuenta, eliminaremos o anonimizaremos su información personal, excepto cuando estemos obligados a conservarla por razones legales, regulatorias o de negocios legítimos.

9. Privacidad de Menores

Nuestra plataforma no está destinada a menores de 18 años. No recopilamos conscientemente información personal de menores. Si cree que hemos recopilado inadvertidamente información de un menor, contáctenos inmediatamente a través de nuestra página de contacto.

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10. Transferencias Internacionales de Datos

Su información puede ser transferida y almacenada en servidores ubicados en los Estados Unidos. Las transferencias ocurren para prestar el servicio bajo los roles de responsable/encargado descritos arriba, con medidas técnicas y organizativas adecuadas (incluido el cifrado). Las leyes de protección de datos en Estados Unidos pueden diferir de las de su jurisdicción. Respecto de datos de pacientes/clínicos, usted como responsable sigue siendo responsable de que el uso de un encargado alojado en EE. UU. sea lícito bajo la LOPDP, el RGPD, HIPAA y demás leyes aplicables a su práctica.

11. Cambios a Esta Política de Privacidad

Podemos actualizar esta Política de Privacidad de vez en cuando. Le notificaremos de cualquier cambio material publicando la nueva Política de Privacidad en esta página y actualizando la fecha de "Última Actualización". Su uso continuado de nuestra plataforma después de tales cambios constituye la aceptación de la política actualizada.

12. Información de Contacto

Si tiene alguna pregunta sobre esta Política de Privacidad o nuestras prácticas de datos, contáctenos a través de nuestra página de contacto. Soto es la empresa matriz responsable de Psicosuite.

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Anexo de Encargo del Tratamiento (resumen)

Última Actualización: 15 de septiembre de 2026

Este resumen describe cómo Soto/Psicosuite trata datos personales de pacientes y clínicos en su nombre. Al aceptarlo en Configuración queda constancia de sus instrucciones como responsable. Apoya los términos de encargado del art. 28 del RGPD y los deberes de encargado de la LOPDP. Un Business Associate Agreement de HIPAA firmado, cuando sea obligatorio, sigue siendo un documento legal distinto.

Roles: Usted es el responsable del tratamiento de los datos de pacientes/clínicos. Psicosuite es el encargado y tratará esos datos solo para prestar la Plataforma, bajo sus instrucciones documentadas, y no para perfilado comercial ajeno.

Sus deberes como responsable: Usted sigue siendo responsable de las bases de legitimación y del consentimiento del paciente bajo la LOPDP (incluidas las normas de datos de salud), las reglas de categorías especiales del RGPD cuando apliquen, y los deberes de autorización/consentimiento de HIPAA cuando apliquen; de atender solicitudes de derechos de pacientes; y de configurar el acceso de su personal.

Nuestras medidas de seguridad: Aplicamos cifrado en tránsito y en reposo en los campos aplicables, controles de acceso, registro de auditoría y salvaguardas organizativas descritas en la Política de Privacidad. Usamos subencargados listados en la Política bajo compromisos de confidencialidad y seguridad.

13. Ley Aplicable

Esta Política de Privacidad se rige e interpreta de acuerdo con las leyes de Ecuador, incluida la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. Cuando el RGPD o HIPAA también apliquen a una actividad de tratamiento, esas obligaciones se suman. Cualquier disputa que surja de o se relacione con esta Política de Privacidad estará sujeta a la jurisdicción exclusiva de los tribunales de Ecuador.